Бухгалтерський супровід бізнесу: обов’язки, звітність, ризики

Хто зобов’язаний вести облік

Обсяг обов’язків залежить від форми ведення бізнесу, і різниця тут принципова.

ТОВ зобов’язане вести повноцінний бухгалтерський облік і складати фінансову звітність. Відповідальність за організацію обліку несе керівник, а не бухгалтер — це прямо визначено законом про бухгалтерський облік.

ФОП бухгалтерський облік у класичному розумінні не веде. Але це не означає «нічого не треба»: підприємець зобов’язаний вести облік доходів, а на загальній системі — і витрат, зберігати первинні документи та подавати податкову звітність. Вимога вести паперову книгу обліку скасована, сам облік — ні.

Найпоширеніша помилка початківців: сприймати скасування книги обліку як скасування обліку. Під час перевірки саме первинні документи підтверджують походження коштів, і без них донарахування неминучі.

Що входить у супровід

Стандартний обсяг для малого й середнього бізнесу виглядає так:

• Облік операцій — обробка банківських виписок, рознесення доходів і витрат.
• Податкова звітність — декларації, розрахунки, додатки.
• Фінансова звітність для юридичних осіб.
• Зарплата й кадри — нарахування, утримання, звітність за працівниками.
• Розрахунок податків і контроль строків сплати.
• ПРРО — реєстрація, налаштування, контроль Z-звітів.
• Первинна документація — акти, накладні, рахунки.
• Звірки з податковою та відпрацювання запитів.

Окремо варто виділити те, чого в стандартний супровід зазвичай не входить: представництво під час податкової перевірки, оскарження донарахувань, судові спори. Це юридична робота, і покладатися тут на бухгалтера — поширена й дорога помилка. Про механізм ми пишемо в матеріалі про податкову перевірку.

Календар звітності

Строки — головна причина штрафів, і більшість із них стосується не суті, а прострочення.

Окремо від звітності йдуть строки сплати, і вони не збігаються зі строками подання. Єдиний соціальний внесок для ФОП сплачується щоквартально незалежно від наявності доходу — це найчастіше джерело «раптових» боргів у неактивних підприємців.

Наймані працівники

Поява першого працівника змінює обсяг обов’язків більше, ніж очікують власники. Виникає одразу кілька блоків.

• Кадрове оформлення — заява, наказ, трудовий договір, ознайомлення з посадовою інструкцією.
• Повідомлення податкової про прийняття працівника — до фактичного допуску до роботи. Порушення цього правила карається окремо і суворо.
• Нарахування зарплати з утриманням ПДФО, військового збору та нарахуванням єдиного внеску.
• Мінімальна база — внесок нараховується не менше ніж від мінімальної зарплати, навіть за неповної зайнятості.
• Квартальна звітність за працівниками.
• Військовий облік — окремий блок обов’язків, розібраний у матеріалі про військовий облік на підприємстві.

Неоформлений працівник — найдорожче порушення в цій сфері. Штраф за допуск до роботи без оформлення багатократно перевищує економію на податках, а нараховується він за кожного працівника окремо.

Первинні документи

Первинний документ — це підтвердження, що операція справді відбулася. Без нього витрати не визнаються, а доходи виглядають як безпідставні надходження.

Що має бути в порядку:

• Договори з контрагентами — з предметом, ціною, порядком розрахунків.
• Акти виконаних робіт або наданих послуг із конкретним описом, а не формулюванням «послуги згідно з договором».
• Видаткові накладні на товар.
• Банківські виписки з призначенням платежу, що відповідає документам.
• Документи щодо контрагентів — підтвердження їх реальності на момент операції.

Останній пункт недооцінюють. Якщо контрагент виявиться проблемним, податкова ставить під сумнів усю операцію, і захищатися доводиться саме документами — див. матеріал про зустрічні звірки контрагентів.

Строки зберігання документів перевищують момент закриття бізнесу. Після закриття ФОП чи ліквідації компанії перевірка все ще можлива, а довести щось без документів — ні.

Хто відповідає за помилки

Питання, яке варто з’ясувати до підписання договору з бухгалтером, а не після донарахування.

Перед державою відповідає бізнес. Штраф накладається на підприємство або підприємця, а в адміністративному порядку — на керівника. Формулювання «це помилка бухгалтера» не є підставою для звільнення від відповідальності.

Бухгалтер відповідає перед вами — у межах трудового законодавства, якщо він у штаті, або в межах договору, якщо це аутсорс.

Звідси практичний висновок: у договорі на бухгалтерський супровід має бути прямо прописано відповідальність виконавця за штрафи, нараховані через його помилки. Без цієї норми стягнути збитки складно.

Керівнику ТОВ варто пам’ятати про власні ризики окремо — вони розібрані в матеріалі про відповідальність директора ТОВ.

Штатний бухгалтер чи аутсорс

Обидва варіанти робочі, питання в масштабі та характері операцій.

Для більшості ФОП і невеликих ТОВ аутсорс виявляється дешевшим і надійнішим — насамперед тому, що знімає ризик зупинки процесу через відсутність однієї людини.

Незалежно від формату, у власника має залишатися доступ до власних даних: до електронного кабінету платника, до банку, до архіву поданої звітності. Ситуація, коли бухгалтер іде й забирає з собою доступи та документи, трапляється частіше, ніж хотілося б.

LEGIUS супроводжує бізнес у питаннях обліку та звітності на стику корпоративного й податкового права — від оформлення працівників до захисту під час перевірок.