Ведення військового обліку на підприємстві: що зобов’язаний роботодавець

Хто зобов’язаний вести облік

Обов’язок вести військовий облік покладено на всіх роботодавців — і юридичних осіб, і фізичних осіб-підприємців, якщо в них є наймані працівники з числа призовників, військовозобов’язаних або резервістів.

Розмір бізнесу значення не має. ФОП з одним найманим працівником має ті самі базові обов’язки, що й велике підприємство, — різниця лише в обсязі документообігу та у вимозі призначати окрему відповідальну особу, яка залежить від кількості працівників на обліку.

Відповідальність за організацію обліку несе керівник. Це один із тих обов’язків, за який штрафують персонально, — як і за неподання відомостей про кінцевого бенефіціарного власника.

Що входить в обов’язки роботодавця

Базовий перелік виглядає так:

• Перевірка військово-облікових документів при прийнятті на роботу. Приймати на роботу без перевірки таких документів не можна.
• Ведення особових карток встановленої форми на кожного працівника, який перебуває на військовому обліку.
• Ведення списків призовників, військовозобов’язаних і резервістів.
• Подання повідомлень до ТЦК про прийняття на роботу та звільнення таких працівників.
• Проведення звірки облікових даних з даними ТЦК.
• Оповіщення працівників на вимогу ТЦК про виклик і забезпечення їх прибуття.
• Призначення відповідальної особи за ведення обліку та затвердження плану роботи.

Окремий обов’язок — сприяти працівникам в уточненні даних. На практиці саме тут виникає найбільше плутанини між обов’язком роботодавця й особистим обов’язком самого працівника, про який ми пишемо в матеріалі про оновлення даних через Резерв+.

Повідомлення про прийняття та звільнення

Це найчастіше порушення — і водночас найпростіше для уникнення.

Про прийняття на роботу або звільнення працівника, який перебуває на військовому обліку, роботодавець повідомляє відповідний ТЦК у встановлений строк. Строк короткий і відлічується від дня видання наказу.

Практичні деталі, які рятують від штрафу:

• повідомлення подається до того ТЦК, на обліку в якому перебуває працівник, а не за місцезнаходженням підприємства;
• форма повідомлення встановлена — довільний лист не зараховується;
• обов’язково зберігайте доказ подання: відмітку про прийняття, поштову квитанцію з описом або підтвердження надсилання електронними засобами;
• повідомлення подається і при звільненні — про це забувають частіше, ніж про прийняття.

Найбезпечніша практика — вбудувати подання повідомлення в кадрову процедуру як обов’язковий крок разом із наказом, а не як окреме завдання «коли буде час».

Звірка з ТЦК

Звірка облікових даних проводиться періодично за графіком. Її мета — привести у відповідність дані підприємства й дані територіального центру комплектування.

Що звіряється: персональні дані працівника, військово-облікові відомості, дані про зміну посади, освіти, сімейного стану, місця проживання.

Розбіжності, виявлені під час звірки, потрібно усунути й внести зміни до облікових документів. Сама по собі розбіжність не є порушенням — порушенням є її ігнорування.

Порада, яка економить нерви: результати звірки оформлюйте документально й зберігайте. Під час перевірки саме ці документи підтверджують, що облік ведеться реально, а не існує на папері.

Перевірки та штрафи

Стан військового обліку на підприємстві перевіряють ТЦК. Перевірки бувають планові й позапланові.

Відповідальність за порушення правил військового обліку є адміністративною і накладається на посадових осіб — керівника або відповідальну за облік особу. Розміри штрафів під час дії воєнного стану підвищені, а за повторне порушення протягом року зростають.

Найпоширеніші підстави для складання протоколу:

• неподання або несвоєчасне подання повідомлень до ТЦК;
• відсутність особових карток або їх неналежне ведення;
• невиконання вимоги про оповіщення працівників;
• непризначення відповідальної особи;
• ухилення від проведення звірки.

Про відповідальність самих працівників за порушення правил обліку ми пишемо окремо — у матеріалі про штрафи за порушення військового обліку.

Що роботодавець робити НЕ зобов’язаний

Цей розділ так само важливий, як попередні, бо на практиці підприємства часто беруть на себе зайве — і створюють собі ризики.

• Не зобов’язаний вручати повістки. Вручення повісток здійснюють уповноважені особи ТЦК і поліція. Роботодавець оповіщає працівника про виклик, але це не те саме, що вручення.
• Не зобов’язаний утримувати працівника на робочому місці для передання його представникам ТЦК.
• Не зобов’язаний надавати доступ до персональних даних в обсязі, більшому за передбачений законом.
• Не має права звільняти працівника за призов чи мобілізацію — за мобілізованим зберігається місце роботи.

Перевищення повноважень роботодавцем породжує окремі ризики: від трудового спору з працівником до претензій щодо захисту персональних даних. Якщо ТЦК висуває вимогу, доцільно отримати її письмово й перевірити правову підставу, а не виконувати усні розпорядження.

Бронювання працівників

Бронювання — окремий механізм, який не замінює військового обліку, а надбудовується над ним. Забронювати можна лише працівника, який належним чином перебуває на військовому обліку і чиї дані актуальні.

Саме тому запущений облік стає перешкодою для бронювання: перш ніж подавати списки, доводиться приводити документи до ладу.

Критерії, порядок подання списків і строки дії бронювання ми розбираємо в матеріалі про бронювання працівників.

Юристи LEGIUS консультують підприємства щодо організації військового обліку в межах практик військового та корпоративного права.