Реєстрація ФОП: документи, групи єдиного податку, КВЕДи

Кому підходить статус ФОП

Фізична особа-підприємець — найпростіша форма ведення бізнесу в Україні. Реєстрація безкоштовна, звітність мінімальна, гроші з рахунку підприємець використовує на власний розсуд без додаткового оподаткування. Саме тому з ФОП починає більшість малого бізнесу, фрилансерів і сервісних компаній.

Головний недолік теж відомий: підприємець відповідає за зобов’язаннями усім своїм майном, а не лише тим, що вклав у справу. Крім того, ФОП не можна продати, поділити на частки чи ввести в нього інвестора — для цього потрібна юридична особа.

Якщо ви ще обираєте форму, почніть із порівняння у статті про ФОП чи ТОВ. Якщо рішення прийняте — читайте далі.

Крок 1. Документи та подання заяви

Реєстрація ФОП здійснюється за Формою 1 — заявою про державну реєстрацію фізичної особи-підприємцем. Пакет документів мінімальний: сама заява, паспортні дані та РНОКПП.

Подати можна кількома шляхами:

• Онлайн через «Дію» — найшвидший варіант, потрібен кваліфікований електронний підпис. Реєстрація зазвичай відбувається протягом одного робочого дня.
• Через нотаріуса або ЦНАП — якщо немає КЕП або потрібна допомога з заповненням.
• Через представника за довіреністю — коли особа перебуває за кордоном або не може подати документи особисто.

Державна реєстрація ФОП безоплатна — адміністративний збір за цю дію не справляється. Оплачувати доводиться лише послуги нотаріуса чи представника, якщо ви їх залучаєте.

Після внесення запису до Єдиного державного реєстру відомості автоматично передаються до податкової та Пенсійного фонду — окремо ставати на облік не потрібно.

Крок 2. Вибір КВЕДів

КВЕД — код виду економічної діяльності. Він визначає, чим саме ви маєте право займатися, і впливає на можливість перебувати на спрощеній системі оподаткування.

Практичні правила, які варто знати до подання заяви:

• Перший КВЕД є основним. Саме він потрапляє у виписку й на нього дивляться банки та контрагенти.
• Кількість не обмежена, але безсистемний перелік із двадцяти кодів викликає питання при відкритті рахунку.
• Деякі види діяльності несумісні зі спрощеною системою. Це, зокрема, обмін валют, організація азартних ігор, виробництво та продаж підакцизних товарів, видобуток корисних копалин.
• Окремі напрями потребують ліцензії незалежно від КВЕДу — про це ми пишемо у матеріалі про ліцензування діяльності.

Додати чи змінити КВЕД згодом можна — це окрема реєстраційна дія за тією ж Формою 1. Але простіше врахувати плани одразу, ніж повертатися до реєстратора через місяць.

Крок 3. Група єдиного податку

Заява про обрання спрощеної системи подається одночасно з реєстрацією або протягом визначеного строку після неї. Якщо цього не зробити, ФОП автоматично опиняється на загальній системі — з обліком витрат і зовсім іншим податковим навантаженням.

Ключова пастка — друга група. Вона дешева, але не дозволяє надавати послуги юридичним особам на загальній системі. Якщо ваш основний клієнт — компанія, друга група вам не підходить, навіть якщо ставка приваблива.

Третя група має два варіанти: відсоток від доходу без ПДВ або менший відсоток із реєстрацією платником ПДВ. Для роботи з великими контрагентами другий варіант часто виявляється вигіднішим.

Кожна група має власний ліміт річного доходу. Ці ліміти прив’язані до мінімальної зарплати й переглядаються щороку, тому перед реєстрацією варто звірити чинні значення.

Крок 4. Рахунок, ПРРО, облік

Після реєстрації відкривається підприємницький рахунок. Використовувати для бізнесу особисту картку не можна: банк може заблокувати операції, а податкова — визнати надходження доходом з іншим оподаткуванням.

Якщо ви приймаєте готівку або оплату платіжними картками, потрібен програмний РРО. Винятки з цієї вимоги вузькі, і покладатися на них без перевірки ризиковано.

Облік ведеться в довільній формі — законодавство більше не вимагає книги обліку доходів, але сам облік нікуди не зник. Первинні документи зберігайте: без них у разі перевірки довести походження коштів буде нічим.

Обов’язки, які виникають одразу

Реєстрація — не фініш, а старт зобов’язань, які починають діяти з першого дня.

• Єдиний соціальний внесок. Сплачується щоквартально, незалежно від того, був дохід чи ні. Це найчастіша неприємна несподіванка для тих, хто зареєструвався «про запас».
• Єдиний податок. Перша та друга групи — щомісяця авансом, третя — щоквартально за фактом доходу.
• Декларація платника єдиного податку. Квартальна для третьої групи, річна для першої та другої.
• Військовий облік. Підприємець-чоловік призовного віку зобов’язаний тримати дані актуальними — про це в матеріалі про мобілізацію ФОП.

Якщо діяльність не ведеться, обов’язок сплачувати ЄСВ здебільшого зберігається. Тому «зареєструватися на майбутнє» — погана ідея: борг накопичується мовчки.

Типові помилки на старті

За практикою супроводу реєстрацій більшість проблем однакові й повністю передбачувані.

• Не подано заяву про єдиний податок. ФОП опиняється на загальній системі й дізнається про це вже під час звітування.
• Обрана друга група при роботі з юридичними особами. Наслідок — втрата права на спрощену систему і донарахування.
• Відсутній потрібний КВЕД. Дохід за незареєстрованим видом діяльності оподатковується за іншими правилами.
• Використання особистої картки замість підприємницького рахунку.
• Ігнорування ЄСВ у місяці без доходу.

Юристи практики корпоративного права LEGIUS супроводжують реєстрацію ФОП і подальші реєстраційні дії — від подання заяви до зміни КВЕДів і переходу між групами.