Загальні збори учасників ТОВ: порядок скликання та проведення

Що вирішують збори

Загальні збори — вищий орган ТОВ. Частину питань закон відносить до їх виключної компетенції, і директор не може вирішити їх самостійно, навіть якщо статут сформульовано широко.

До компетенції зборів належать, зокрема: внесення змін до статуту, зміна розміру статутного капіталу, обрання та припинення повноважень директора, розподіл прибутку й виплата дивідендів, затвердження результатів діяльності, а також припинення товариства.

Рішення, ухвалене неналежним органом, є вразливим. Тому перед будь-якою значною дією варто перевірити, хто саме має її ухвалювати за законом і статутом.

Хто і як скликає

За загальним правилом збори скликає виконавчий орган — директор. Але право ініціювати скликання мають і учасники, які сукупно володіють визначеною часткою статутного капіталу.

Це важливий запобіжник: якщо директор саботує скликання, учасники не залишаються заручниками. Механізм працює й тоді, коли директор сам є учасником і не зацікавлений у розгляді питання про власне звільнення.

Річні збори проводяться у строк, визначений законом і статутом. Позачергові — за потреби, зокрема при загрозі неплатоспроможності товариства.

Повідомлення учасників

Це найтонше місце всієї процедури. Більшість рішень скасовують саме через порушення порядку повідомлення, а не через суть.

Що має бути дотримано:

• Строк. Учасники повідомляються завчасно — за загальним правилом не менш ніж за 30 днів до дати зборів, якщо статут не встановлює іншого строку.
• Спосіб. Той, що передбачений статутом. Якщо статут вимагає рекомендованого листа, повідомлення в месенджері не замінить його.
• Зміст. Дата, час, місце проведення та порядок денний із конкретними формулюваннями.
• Доказ надсилання. Поштова квитанція, опис вкладення, підпис про вручення. Без доказу вважається, що повідомлення не було.

Окреме правило: збори не можуть ухвалювати рішення з питань, не включених до порядку денного, якщо на них присутні не всі учасники. «Різне» як пункт порядку денного проблему не вирішує.

Скільки потрібно голосів

Вимоги про кворум у класичному вигляді для ТОВ скасовано — збори не «не відбуваються» через неявку. Натомість рішення вважається прийнятим, якщо за нього подано потрібну кількість голосів від загальної кількості голосів усіх учасників, а не лише присутніх.

Практично це означає, що учасник з великою часткою може заблокувати рішення простою неявкою — його голоси все одно враховуються в знаменнику.

Більшість питань вирішується простою більшістю голосів усіх учасників. Окремі — зміна статуту, зміна розміру статутного капіталу — потребують кваліфікованої більшості у три чверті голосів. Для деяких питань закон вимагає одностайності.

Точний розподіл варто звіряти зі статутом і законом перед голосуванням: помилка в потрібній кількості голосів робить рішення оспорюваним.

Заочне голосування та опитування

Закон допускає ухвалення рішень без фізичного зібрання — заочним голосуванням або шляхом опитування. Для компаній з учасниками в різних країнах це основний робочий формат.

Умова — дотримання процедури: письмова згода учасника з формулюванням рішення, справжність підпису, фіксація волевиявлення. Кваліфікований електронний підпис тут спрощує життя.

Не всі питання можна вирішувати заочно — окремі закон прямо виводить із цього режиму. Перед використанням формату варто перевірити, чи належить конкретне питання до дозволених.

Протокол

Протокол — не формальність, а основний доказ у майбутньому спорі. У ньому фіксуються: дата, місце, перелік присутніх із зазначенням часток, порядок денний, результати голосування з кожного питання окремо та ухвалені рішення.

Формулювання рішень мають бути точними. Розмите «доручити директору вирішити питання» не дає директору повноважень і не захищає його від претензій.

Для реєстраційних дій вимоги до оформлення протоколу суворіші — часто потрібне нотаріальне засвідчення справжності підписів. Практика реєстраторів різниться, тому форму документа краще узгодити до зборів, а не переробляти після.

Через що рішення скасовують

• Учасника не повідомили або повідомили не тим способом, що передбачений статутом.
• Порушено строк повідомлення.
• Розглянуто питання поза порядком денним за відсутності частини учасників.
• Недостатньо голосів для конкретного питання.
• Протокол не відображає результатів голосування по кожному питанню окремо.
• Голосував представник без належної довіреності.

Якщо рішення вже оскаржується, читайте про корпоративні спори. Юристи практики корпоративного права LEGIUS супроводжують підготовку та проведення зборів так, щоб рішення не розсипалося в суді.