КБВ та структура власності: обов’язки компанії перед реєстром

Хто такий кінцевий бенефіціарний власник

Кінцевий бенефіціарний власник — це фізична особа, яка має вирішальний вплив на діяльність компанії. Ключове слово тут «фізична»: КБВ ніколи не може бути юридичною особою, скільки б рівнів володіння не було в структурі.

Мета вимоги проста — зробити прозорим, хто насправді стоїть за бізнесом. Це вимога законодавства про запобігання відмиванню доходів, і вона стосується практично всіх юридичних осіб, а не лише фінансових установ.

На практиці відомості про КБВ перевіряють банки при відкритті рахунку, контрагенти при укладенні великих договорів і замовники в публічних закупівлях. Відсутність або невідповідність даних блокує ці процеси швидше, ніж настає формальна відповідальність.

Ознака 25 відсотків і непрямий вплив

Базовий критерій: особа володіє прямо або опосередковано щонайменше 25 відсотками статутного капіталу або прав голосу.

Пряме володіння визначити легко — досить подивитися на склад учасників. Складнощі починаються з непрямим: коли учасником ТОВ є інша компанія, а її учасником — ще одна.

Але відсоток — не єдина ознака. Вирішальний вплив може випливати і з інших обставин: права призначати керівника, права накладати вето на ключові рішення, фактичного контролю без формального володіння. Якщо такі права закріплені в корпоративному договорі, це теж потрібно врахувати.

Окремий випадок — коли КБВ визначити неможливо: володіння роздроблене й ніхто не має вирішального впливу. Тоді про це прямо зазначається з обґрунтуванням причин. Просто написати «відсутній» без пояснення не можна.

Структура власності: що це за документ

Структура власності — окремий документ, який подається разом із відомостями про КБВ. Це схема, що показує всі рівні володіння від компанії до фізичних осіб нагорі ланцюга.

Вимоги до форми та змісту затверджені нормативним актом Міністерства фінансів, і формальний підхід тут не працює: реєстратори повертають документи через невідповідність оформлення.

Що має бути в схемі:

• сама компанія та всі її учасники;
• кожен проміжний рівень володіння, якщо учасник — юридична особа;
• відсотки участі на кожному рівні;
• фізичні особи-кінцеві власники з підтвердженням, чому саме вони є КБВ;
• відомості про тип впливу — прямий чи непрямий.

Схема підписується керівником. Якщо в ланцюгу є іноземні компанії, знадобляться документи з їхніх реєстрів — легалізовані або з апостилем і з нотаріальним перекладом.

Коли подавати відомості

Є три основні ситуації, коли виникає обов’язок подання.

• При державній реєстрації компанії — відомості подаються одразу разом з іншими документами.
• При зміні відомостей про КБВ або структуру власності — строк короткий, і відлік іде від дня, коли зміна відбулася. Найчастіше це продаж частки, вихід учасника чи входження нового інвестора.
• Періодичне підтвердження — навіть якщо нічого не змінилося, відомості потрібно підтверджувати. Порядок і строки цієї процедури під час воєнного стану неодноразово коригувалися, тому їх варто звіряти з чинною редакцією перед поданням.

Найпоширеніша помилка — пам’ятати про подання при реєстраційній дії і забувати про періодичне підтвердження. Саме на ньому «горить» більшість компаній.

Відповідальність за неподання

Штраф за неподання або подання недостовірних відомостей накладається на керівника юридичної особи, а не на саму компанію. Це принципова деталь: платить директор особисто.

Розмір штрафу вимірюється десятками тисяч гривень, а за повторне порушення протягом року він зростає. Крім того, недостовірні дані в реєстрі дають банку підставу відмовити в обслуговуванні, а замовнику — відхилити тендерну пропозицію.

Директору варто пам’ятати про це окремо: відповідальність за корпоративні документи — частина його персональних ризиків, які ми розбираємо в матеріалі про відповідальність директора ТОВ.

Складні випадки

Проста структура з двома учасниками-фізособами питань не викликає. Проблеми виникають в інших конфігураціях.

• Іноземна материнська компанія — потрібні документи з реєстру відповідної країни, легалізовані або апостильовані, з нотаріальним перекладом.
• Трасти й номінальні власники — розкривати потрібно реального вигодоодержувача, а не номінального держателя.
• Багаторівневий холдинг — кожен рівень має бути показаний. Про побудову таких структур ми пишемо в матеріалі про холдингову структуру.
• Роздроблене володіння — коли жоден учасник не досягає порогу, потрібне мотивоване пояснення, а не просто прочерк.

Юристи практики корпоративного права LEGIUS складають структуру власності, визначають КБВ у багаторівневих групах і супроводжують подання документів до реєстру.