Зміна директора ТОВ: покроковий порядок

Хто ухвалює рішення про зміну директора

Призначення й звільнення керівника товариства з обмеженою відповідальністю належить до компетенції загальних зборів учасників, якщо статут не передбачає іншого органу.

Залежно від складу товариства рішення оформлюється по-різному:

• кілька учасників — скликаються загальні збори, за результатами складається протокол;
• один учасник — складається рішення єдиного учасника.

Ключовий документ усієї процедури — саме протокол або рішення єдиного учасника, а не заява директора і не наказ. Це найважливіше, що варто засвоїти: наказ є похідним від рішення учасників, а не самостійною підставою. Директор не може звільнити себе наказом, і новий директор не може призначити себе.

Підписи учасників на протоколі підлягають нотаріальному посвідченню — вимога до оформлення залежить від конкретної ситуації та положень статуту, тому її варто уточнити в нотаріуса або реєстратора до складання документа.

Супровід здійснюємо в межах практики корпоративного права; загальні питання управління — у матеріалі про корпоративне управління ТОВ.

Два паралельні шари: корпоративний і трудовий

Зміна директора — це дві різні процедури, які виконуються одночасно й часто плутаються в одну. Якщо зробити лише одну, виникають проблеми.

Що буває, коли шари розсинхронізовані:

• рішення є, реєстрації немає — у ЄДР досі старий директор, і банк, контрагенти та держоргани визнають повноваження за ним, а не за новим;
• реєстрація є, наказів немає — трудові відносини не оформлені, виникають питання з оплатою праці та звітністю;
• звільнили старого, не призначили нового — товариство залишається без керівника, що блокує будь-які дії від його імені.

Тому правильна послідовність — не «спершу одне, потім інше», а один пакет документів, підготовлений разом.

Реєстрація змін у ЄДР

Державна реєстрація змін щодо керівника є обов’язковою, і саме вона визначає момент, з якого повноваження діють для зовнішнього світу.

Що подається:

1. заява за формою 2 — реєстраційна форма для змін щодо юридичної особи, зокрема зміни керівника;
2. протокол загальних зборів або рішення єдиного учасника про звільнення й призначення;
3. дані нового керівника — відомості, що вносяться до реєстру;
4. документ про сплату адміністративного збору, якщо він справляється для відповідної дії.

Куди подавати: до центру надання адміністративних послуг або до приватного нотаріуса, який має доступ до реєстру. Другий варіант часто швидший, особливо коли протокол усе одно посвідчується нотаріально — одне відвідування закриває обидва питання.

Головне про момент набуття чинності: зміна директора набуває юридичної сили для третіх осіб з моменту внесення запису до ЄДР, а не з дати протоколу. Протокол від 1 числа і реєстрація 10 числа означають, що з 1 по 9 число договори від імені товариства мав підписувати ще старий директор. Це найчастіше джерело спорів про дійсність правочинів.

Актуальну форму заяви та перелік документів варто звіряти на дату подання — форми та вимоги періодично змінюються.

Кадрове оформлення

На підставі протоколу або рішення єдиного учасника видаються два накази:

• наказ про звільнення попереднього директора — із зазначенням підстави звільнення за відповідною нормою КЗпП;
• наказ про прийняття нового директора — із зазначенням дати початку роботи.

Практичне питання, яке виникає завжди: хто підписує наказ про звільнення директора. Відповідь залежить від ситуації — підписантом може бути новий керівник, уповноважена учасниками особа або сам керівник, якщо він ще не звільнений. Цей момент варто продумати до складання протоколу, а не в день підписання: протокол може прямо уповноважити конкретну особу на підписання кадрових документів, і це знімає питання.

Окремо про виконувача обов’язків. Призначення «в. о.» — не спосіб обійти процедуру: обсяг його повноважень визначається рішенням учасників і статутом, і для реєстрації в ЄДР діють ті самі правила. Якщо планується, що особа підписуватиме документи від імені товариства, це має бути відображено в реєстрі.

Трудові питання керівного складу — у матеріалі про трудові відносини з топменеджментом.

Що зробити після реєстрації

Реєстрація — не фініш. Далі йде блок дій, пропуск яких створює проблеми через тижні.

1. Банк. Переоформити право підпису, картки зі зразками підписів, доступ до систем дистанційного обслуговування. До цього моменту платежі може бути заблоковано.
2. Електронні ключі. Отримати кваліфікований електронний підпис на нового керівника й відкликати ключі попереднього — інакше звітність подається від імені особи, яка вже не має повноважень.
3. Доступ до електронних кабінетів — податкового, Пенсійного фонду, інших сервісів.
4. Повідомлення контрагентів за договорами, які цього вимагають.
5. Передача справ — печатка, якщо використовується, документи, матеріальні цінності, доступи. Оформлюється актом приймання-передачі.
6. Перевірка військово-облікових обов’язків, якщо на підприємстві ведеться військовий облік: відповідальність керівника за його стан переходить разом із посадою, а штрафи описані в матеріалі про штрафи за порушення військового обліку.

Акт приймання-передачі — документ, яким найчастіше нехтують і про який найчастіше згадують у спорах. Без нього довести, що попередній керівник не передав документи, практично неможливо.

Типові помилки

• Директор звільняє себе наказом. Без рішення учасників наказ не має підстави, і звільнення оспорюване.
• Укладення договорів у «вікні» між протоколом і реєстрацією. Для третіх осіб повноваження виникають із запису в ЄДР.
• Звільнення без одночасного призначення. Товариство залишається без керівника й не може діяти.
• Протокол без уповноваження на підписання кадрових документів. Створює штучну проблему з підписантом наказу.
• Невідкликані електронні ключі попереднього керівника — ризик подання звітності чи документів від імені товариства без повноважень.
• Відсутність акта приймання-передачі документів і матеріальних цінностей.
• Неперевірений статут. Статут може містити особливий порядок призначення керівника, кваліфіковану більшість для такого рішення або обмеження повноважень — і це перше, що потрібно прочитати.

Остання позиція важливіша за решту. Ми починаємо роботу не з протоколу, а зі статуту: саме він визначає, хто, яким складом і в якому порядку ухвалює рішення, і саме його положення роблять процедуру простою або складною. Про перегляд статуту — у матеріалі про зміни до статуту ТОВ.

Супровід зміни керівника, підготовку протоколів і реєстраційних дій ми ведемо в межах практики корпоративного права. Більше матеріалів — у розділі корпоративне право.