Запит ДПС: строки відповіді та обов’язкові реквізити

Що таке запит ДПС і чому це серйозно

Письмовий запит контролюючого органу про надання інформації та її документального підтвердження передбачений статтею 73 ПКУ. Для бізнесу це найчастіша форма контакту з податковою — значно частіша за перевірку.

Запит виглядає як звичайний лист, і саме тому його недооцінюють. Насправді це розвилка: якісна відповідь нерідко закриває питання без перевірки, а відсутність відповіді прямо відкриває шлях до позапланової документальної перевірки.

Тому до запиту варто ставитися як до першого етапу можливої перевірки, а не як до листування. Види перевірок і строки ми розібрали в матеріалі про види податкових перевірок.

Контекст — на сторінці податкове право.

Строки відповіді: 15 і 10 робочих днів

Строк залежить від підстави запиту, і плутанина тут коштує перевірки.

Два уточнення щодо відліку:

• рахуються робочі дні, а не календарні — це приблизно три та два календарні тижні відповідно;
• відлік починається з дня, наступного за днем отримання запиту, а не з дати на самому листі. Дата листа й дата отримання часто різняться на тиждень, і від неправильної точки відліку втрачається половина строку.

Звідси перша практична дія: зафіксувати дату фактичного отримання — конверт, поштове повідомлення, відмітку в електронному кабінеті. Вона визначає граничну дату відповіді й знадобиться, якщо орган згодом стверджуватиме, що відповідь надійшла із запізненням.

Про зустрічні звірки як окрему процедуру — у матеріалі про зустрічні звірки контрагентів.

Обов’язкові реквізити: коли можна не відповідати

Це найцінніша частина матеріалу, і саме її майже ніколи не перевіряють.

Пункт 73.3 ПКУ встановлює обов’язкові реквізити, які має містити законний запит. Якщо запит їх не містить, платник податків звільняється від обов’язку надавати відповідь.

Що перевіряти в отриманому запиті:

1. Підстави для надіслання запиту — конкретна норма ПКУ, за якою орган звертається. Не «з метою здійснення податкового контролю», а посилання на конкретний підпункт.
2. Інформацію, яка це підтверджує — фактичні обставини, з яких випливає підстава. Орган має пояснити, що саме спричинило запит.
3. Перелік інформації та документів, які запитуються, — конкретний, а не «усі документи щодо операцій».
4. Підпис уповноваженої посадової особи та належне оформлення.

Практично це означає, що перед підготовкою відповіді робиться аудит самого запиту. Типові дефекти: відсутність посилання на конкретну підставу, відсутність обставин, що її підтверджують, запит документів, не пов’язаних із зазначеною підставою.

Важливе застереження про тактику. Виявлений дефект не означає, що правильна дія — мовчати. Мовчання орган трактує як ненадання відповіді з відповідними наслідками, і доводити дефект доведеться вже в спорі про правомірність перевірки. Робоча тактика інша: надіслати мотивовану відповідь, у якій зазначити, яких саме реквізитів бракує, і на цій підставі повідомити про відсутність обов’язку надавати запитані документи. Це і фіксує позицію, і не створює формального ненадання відповіді.

Наслідки ненадання відповіді

Ненадання відповіді або ненадання документів у строк є самостійною підставою для документальної позапланової перевірки за підпунктом 78.1.1 ПКУ.

Це робить ситуацію асиметричною: вартість підготовки відповіді — кілька днів роботи, вартість ненадання — перевірка з усіма її наслідками. Тому «не відповідати й подивитися, що буде» не є стратегією.

Додаткові наслідки:

• штраф за неподання документів на запит — окрема санкція, розміри в матеріалі про штрафи ДПС;
• для АМКУ та інших органів діють власні правила, і там санкція за неподання інформації рахується у відсотках доходу — не плутайте режими;
• погіршення позиції на майбутнє: документ, не поданий на запит, а поданий через рік у суді, має іншу вагу.

Окремо: неповна відповідь прирівнюється до ненадання в частині ненаданого. Якщо з десяти позицій надано вісім, підстава для перевірки щодо двох залишається. Тому в відповіді потрібно пройтися по кожному пункту запиту — навіть якщо відповідь на частину з них «документи відсутні, оскільки операція не здійснювалася».

Як готувати відповідь

Порядок, який ми застосовуємо.

1. Зафіксувати дату отримання і порахувати граничну дату відповіді.
2. Перевірити реквізити запиту за п. 73.3 ПКУ і визначити, чи є обов’язок відповідати в повному обсязі.
3. Визначити справжній предмет інтересу. Запит про «операції з контрагентом X» зазвичай означає, що питання виникло до контрагента, а не до вас. Це змінює акценти відповіді.
4. Відповісти на кожен пункт окремо, у тій самій нумерації, що в запиті. Це знімає питання про повноту.
5. Додати документи описом із зазначенням кількості аркушів по кожній позиції.
6. Надіслати у спосіб, що фіксує подання — через електронний кабінет у розділі листування з ДПС або рекомендованим листом з описом вкладення.
7. Зберегти підтвердження подання і копію всього, що надіслано.

Окреме правило: відповідь не повинна містити більше, ніж запитано. Додаткові пояснення «для повноти картини» регулярно створюють нові питання й нові запити. Відповідаємо на поставлене питання, а не розповідаємо про бізнес.

Типові помилки

• Рахувати строк від дати на листі, а не від дати отримання.
• Рахувати календарні дні замість робочих.
• Не перевіряти реквізити запиту — і виконувати запит, на який не зобов’язані відповідати.
• Мовчати через виявлений дефект замість надіслати мотивовану відповідь.
• Відповідати частково, залишаючи окремі пункти без реакції.
• Надсилати без фіксації подання — звичайним листом або електронною поштою без підтвердження.
• Додавати зайве — документи й пояснення, яких не запитували.
• Готувати відповідь в останній день: якщо документи потрібно отримати від контрагента чи банку, трьох тижнів може не вистачити.

Остання позиція — найчастіша причина прострочень. Робота над відповіддю починається в день отримання запиту, а не за три дні до граничної дати.

Ми готуємо відповіді на запити ДПС, перевіряємо правомірність самих запитів і оскаржуємо наслідки в межах практик податкового права та судових спорів.

Більше матеріалів — у розділі податкове право.